Personvernerklæring

Spiiksi, et binavn for Maunu Group Oy (finsk foretaks-ID 2773843-5), er behandlingsansvarlig for personopplysningene som beskrives i denne personvernerklæringen. Spørsmål om personvern kan rettes til privacy@spiiksi.fi.

Vi samler inn følgende kategorier av opplysninger: • Kontoopplysninger: navn, e-postadresse, hashet passord eller identifikator for Google-innlogging • Bruksopplysninger: bruks- og loggdata for arrangementer, kanaler og tolkeøkter samt kontoaktivitet, som innloggingstidspunkter og bekreftelser av tjenestemeldinger • Lyddata: under tolkeøkter behandles lydstrømmen i sanntid i tjenestene til OpenAI og Microsoft Azure. Lyd fra arrangementer lagres ikke, med mindre kunden uttrykkelig ber om opptak. • Opptak: økter i nettstedets demo tas opp (originallyd og tolket lyd samt tekniske opplysninger for å undersøke oversettelseskvaliteten). Demoen informerer om opptaket før du bruker den. Lyd fra arrangementer og transkripsjonen av den tas bare opp på kundens forespørsel. • Henvendelser og tilbakemeldinger: navn, e-postadresse og melding som du oppgir i kontaktskjemaet eller i tilbakemeldinger på demoen. Du kan velge å legge ved opptaket av demoen i tilbakemeldingen. • Hjelpechat: spørsmålene du stiller hjelpeassistenten på nettstedet, og svarene. De sendes til OpenAI for å lage svarene. Når du er logget inn, kan assistenten lese opplysninger om din egen konto (organisasjoner, saldoer, planer og arrangementer) for å svare deg, men den kan ikke endre noe. Samtaler kan lagres for å forbedre assistenten og hjelpeinnholdet vårt; en lagret samtale knyttes til kontoen din hvis du var logget inn. • Tekniske opplysninger: IP-adresse, nettlesertype, enhetstype, operativsystem og samtykkeinnstillinger • Betalingsopplysninger: fakturerings- og betalingsopplysninger behandles av Stripe og PayPal. Vi lagrer ikke betalingskortopplysninger • Logg på med Apple: hvis du logger på med Apple i iOS-appen, identifikatoren Apple gir oss og e-postadressen du velger å dele • Meldinger og samtaler: i chatter, kundeservicechatter og samtaler teksten du skriver, talemeldingene, bildene og filene du sender, transkripsjoner av det som blir sagt, og oversettelser til hver deltakers språk. Lyden i samtaler tolkes i sanntid og tas ikke opp. • Kontakter på telefonen: bare når du velger å importere kontakter fra telefonen, kopieres navn, telefonnumre og e-postadresser i adresseboken din til kontaktlisten din i Spiiksi • Egne stemmer: en organisasjon kan ta opp en taler som leser en samtykkeerklæring og 10–30 sekunder av talen sin. Opptaket sendes til Google, som lager og lagrer en stemme som bare den organisasjonens arrangementer kan bruke. Dette gjøres bare med talerens samtykke. • Mobilappen: et token for push-varsler til enheten din. Kameraet brukes bare til å lese QR-koder på enheten din og mikrofonen bare mens du snakker; ingen av dem tas opp med mindre du sender en talemelding.

Vi bruker opplysningene dine til følgende formål: • For å levere og vedlikeholde tjenesten • For å administrere brukerkontoer • For å levere tolkefunksjoner ved hjelp av AI-modeller • For fakturering og betalingsbehandling • For kundestøtte og tjenestekommunikasjon • For å overvåke, forbedre og utvikle tjenesten, inkludert gjennomgang av demoopptak for å forbedre oversettelseskvaliteten • For å besvare henvendelser og tilbakemeldinger • For å måle bruken av nettstedet og effekten av markedsføringen når du har gitt samtykke • For å svare på spørsmål i hjelpechatten og, når samtaler lagres, gå gjennom dem for å forbedre assistenten og hjelpeinnholdet vårt • For å levere meldinger, oversettelser og varsler • For å oppfylle rettslige forpliktelser

Vi behandler personopplysninger på følgende grunnlag etter GDPR: • Oppfyllelse av avtale: kontoadministrasjon og levering av tjenesten • Berettiget interesse: tjenestens sikkerhet, forebygging av misbruk, produktutvikling (inkludert demoopptak) og besvarelse av henvendelser • Rettslig forpliktelse: krav til bokføring, skatt og rapportering • Samtykke: valgfri analyse, annonseringsrelatert måling og markedsføringskommunikasjon når du har gitt samtykke Når vi tar opp lyd fra et arrangement på kundens forespørsel, behandler vi den på kundens vegne som databehandler, og kunden er ansvarlig for å informere deltakerne i arrangementet. En egen stemme lages bare med uttrykkelig samtykke fra taleren stemmen tilhører. I kundeservicechatter behandler vi kundens meldinger på vegne av organisasjonen som betjener kunden.

Vi bruker følgende tjenesteleverandører for å drive tjenesten: • OpenAI – talegjenkjenning, oversettelse og talesyntese i sanntid, transkribering av opptak samt hjelpeassistentens svar • Microsoft Azure – talegjenkjenning og talesyntese • Stripe – betalingsbehandling • PayPal – betalingsbehandling • Google OAuth – innlogging med Google-konto (valgfritt) • Google reCAPTCHA – beskyttelse av skjemaer mot søppelpost og misbruk • Google Analytics / Google-taggen – analyse av nettstedsbruk og annonseringsrelatert måling når du har gitt samtykke • Google Gemini – talesyntese og organisasjoners egne stemmer • Mistral AI – talegjenkjenning, oversettelse og talesyntese i enkelte tolkemotorer • Apple – Logg på med Apple (valgfritt) og push-varsler på iOS • Expo (650 Industries) og Google Firebase Cloud Messaging – levering av push-varsler til mobilappen • Integrasjoner en organisasjon selv kobler til (for eksempel Twilio, SIP, Microsoft Teams eller Planning Center) – data går gjennom dem etter organisasjonens egen avtale med leverandøren Vi sender e-post via vår egen e-posttjeneste (Maunu Group Oy). Vi utleverer opplysninger til disse leverandørene bare i den grad det er nødvendig for å levere tjenesten. Vi selger ikke personopplysninger til tredjeparter.

Vi lagrer personopplysninger så lenge kundeforholdet eller brukerkontoen er aktiv, eller så lenge opplysningene trengs for å levere tjenesten. Når en konto slettes, fjerner vi opplysningene innen 30 dager, med mindre lovgivningen krever lengre lagringstid. • Demoopptak: 90 dager. Et opptak som er lagt ved en tilbakemelding, lagres like lenge som tilbakemeldingen. • Hjelpechatter: 90 dager etter siste melding. • Opptak fra arrangementer: til kunden sletter dem eller ber oss slette dem, men høyst 12 måneder etter arrangementet, med mindre annet er avtalt med kunden. • Henvendelser og tilbakemeldinger: 24 måneder etter siste kontakt. • Regnskapsmateriale: i henhold til den finske bokføringsloven, bilag i 6 år og årsregnskap i 10 år fra utgangen av regnskapsåret. • Kundeservicechatter: 30 dager, eller perioden organisasjonen angir • Andre chatter og vedlegg: til samtalen eller kontoen din slettes, eller i perioden som er satt for samtalen • Importerte kontakter: til du fjerner dem eller sletter kontoen din • Egne stemmer: til organisasjonen sletter stemmen eller kontoen sin

Etter GDPR har du rett til å: • Få innsyn i personopplysningene dine • Få uriktige eller ufullstendige opplysninger rettet • Kreve sletting av opplysningene dine • Begrense behandlingen • Motta opplysningene dine i et overførbart format der loven tillater det • Protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse Du kan sende forespørselen din til privacy@spiiksi.fi. Vi tilstreber å svare innen 30 dager. Du har også rett til å klage til en tilsynsmyndighet, i Finland Datatilsynets kontor (tietosuoja.fi).

Vi beskytter personopplysninger med egnede tekniske og organisatoriske tiltak. Disse omfatter blant annet HTTPS-kryptering ved dataoverføring, bcrypt-hashing av passord, JWT-basert autentisering, rollebasert tilgangskontroll og regelmessige sikkerhetsgjennomganger.

Vi bruker nettleserens lokale lagring og ved behov teknisk nødvendige informasjonskapsler for å håndtere innlogging og økter. Hvis du kommer til tjenesten via en invitasjonslenke, lagrer vi lenkens invitasjonskode i den strengt nødvendige informasjonskapselen spiiksi-ref i opptil 30 dager, slik at koden er fylt inn i registreringsskjemaet. Koden brukes bare til å godskrive invitasjonen, deles aldri med tredjeparter eller brukes til sporing, og slettes så snart kontoen er opprettet. I tillegg bruker vi identifikatorer via Google-taggen til analyse og annonseringsrelatert måling bare hvis du har gitt samtykke. Du kan godta eller avvise disse valgfrie formålene i samtykkebanneret. Vi teller også sidevisninger, daglige besøkende og hvor lenge sidene vises på skjermen på vår egen server, uten informasjonskapsler eller noe annet som lagres i nettleseren din. En besøkende gjenkjennes i én enkelt dag ved hjelp av en hash av IP-adressen og nettleserens identifikator, kombinert med en tilfeldig verdi som byttes ut hver dag og deretter forkastes. IP-adressen lagres ikke. Sammenstilte tall (sidevisninger og visningstid per side samt antall besøkende per dag) lagres i høyst om lag ett år. I tillegg lagrer vi i 30 dager forløpet av hvert besøk under en identifikator avledet av hashen: hvor besøket kom fra (for eksempel en søkemotor, sosiale medier eller en kampanjelenke, uten den fullstendige henvisende adressen), hvilke sider som ble besøkt og hvor lenge, i blogginnlegg hvilke avsnitt som ble lest og hvor lenge og hvilke lenker som ble klikket, enhetstype, nettleser og operativsystem, nettstedets adresse (spiiksi.fi eller spiiksi.com), omtrentlig plassering (land og by) utledet fra IP-adressen, og om en demo ble startet eller en melding sendt. Innholdet i en melding og eventuelle kontaktopplysninger knyttes ikke til besøket. Siden den tilfeldige verdien byttes ut daglig, kan besøk på ulike dager ikke knyttes til samme besøkende. Behandlingen bygger på vår berettigede interesse i å forstå hvordan tjenesten brukes. Mobilappen lagrer påloggingen din i enhetens sikre lagring og innstillingene dine, for eksempel språk, på enheten. De fjernes når du logger av eller sletter appen.

Vi varsler om vesentlige endringer via e-post eller i tjenesten minst 14 dager før de trer i kraft. Hvis du fortsetter å bruke tjenesten etter at endringene har trådt i kraft, anser vi at du har godtatt den oppdaterte personvernerklæringen.

Spørsmål om personvern: privacy@spiiksi.fi