Privatlivspolitik

Spiiksi, et binavn for Maunu Group Oy (finsk virksomheds-ID 2773843-5), er dataansvarlig for de personoplysninger, der beskrives i denne privatlivspolitik. Spørgsmål om privatliv kan rettes til privacy@spiiksi.fi.

Vi indsamler følgende kategorier af oplysninger: • Kontooplysninger: navn, e-mailadresse, hashet adgangskode eller identifikator for Google-login • Brugsoplysninger: brugs- og logdata for arrangementer, kanaler og tolkningssessioner samt kontoaktivitet, såsom logintidspunkter og kvitteringer for tjenestemeddelelser • Lyddata: under tolkningssessioner behandles lydstrømmen i realtid i OpenAI's og Microsoft Azures tjenester. Lyd fra arrangementer gemmes ikke, medmindre kunden udtrykkeligt beder om optagelse. • Optagelser: sessioner i webstedets demo optages (original og tolket lyd samt tekniske oplysninger til at undersøge oversættelseskvaliteten). Demoen oplyser om optagelsen, før du bruger den. Lyd fra arrangementer og transskriptionen af den optages kun på kundens anmodning. • Henvendelser og feedback: navn, e-mailadresse og besked, som du angiver i kontaktformularen eller i feedback på demoen. Du kan vælge at vedhæfte optagelsen af demoen til din feedback. • Hjælpechat: de spørgsmål, du stiller hjælpeassistenten på webstedet, og dens svar. De sendes til OpenAI for at frembringe svarene. Når du er logget ind, kan assistenten læse oplysninger om din egen konto (organisationer, saldi, planer og arrangementer) for at svare dig, men den kan ikke ændre noget. Samtaler kan blive gemt for at forbedre assistenten og vores hjælpeindhold; en gemt samtale knyttes til din konto, hvis du var logget ind. • Tekniske oplysninger: IP-adresse, browsertype, enhedstype, styresystem og samtykkeindstillinger • Betalingsoplysninger: fakturerings- og betalingsoplysninger håndteres af Stripe og PayPal. Vi gemmer ikke betalingskortoplysninger • Log ind med Apple: hvis du logger ind med Apple i iOS-appen, den identifikator Apple giver os og den e-mailadresse, du vælger at dele • Beskeder og opkald: i chats, kundeservicechats og opkald den tekst du skriver, de talebeskeder, billeder og filer du sender, transskriptioner af det, der bliver sagt, og oversættelser til hver deltagers sprog. Lyden i opkald tolkes i realtid og optages ikke. • Telefonens kontakter: kun når du vælger at importere kontakter fra telefonen, kopieres navne, telefonnumre og e-mailadresser i din adressebog til din kontaktliste i Spiiksi • Egne stemmer: en organisation kan optage en taler, der læser en samtykkeerklæring og 10–30 sekunder af sin tale. Optagelsen sendes til Google, som laver og gemmer en stemme, som kun den organisations arrangementer kan bruge. Det sker kun med talerens samtykke. • Mobilappen: et token til push-notifikationer på din enhed. Kameraet bruges kun til at læse QR-koder på din enhed og mikrofonen kun, mens du taler; ingen af dem optages, medmindre du sender en talebesked.

Vi bruger dine oplysninger til følgende formål: • At levere og vedligeholde tjenesten • At administrere brugerkonti • At levere tolkningsfunktioner ved hjælp af AI-modeller • Fakturering og betalingshåndtering • Kundesupport og kommunikation om tjenesten • At overvåge, forbedre og udvikle tjenesten, herunder gennemgang af demooptagelser for at forbedre oversættelseskvaliteten • At besvare henvendelser og feedback • At måle brugen af webstedet og markedsføringens effekt, når du har givet samtykke • At besvare spørgsmål i hjælpechatten og, når samtaler gemmes, gennemgå dem for at forbedre assistenten og vores hjælpeindhold • For at levere beskeder, oversættelser og notifikationer • At opfylde retlige forpligtelser

Vi behandler personoplysninger på følgende grundlag i henhold til GDPR: • Opfyldelse af en aftale: kontoadministration og levering af tjenesten • Legitim interesse: tjenestens sikkerhed, forebyggelse af misbrug, produktudvikling (herunder demooptagelser) og besvarelse af henvendelser • Retlig forpligtelse: krav til bogføring, skat og indberetning • Samtykke: valgfri analyse, annonceringsrelateret måling og markedsføringskommunikation, når du har givet samtykke Når vi optager lyd fra et arrangement på kundens anmodning, behandler vi den på kundens vegne som databehandler, og kunden er ansvarlig for at informere arrangementets deltagere. En egen stemme laves kun med udtrykkeligt samtykke fra den taler, hvis stemme det er. I kundeservicechats behandler vi kundens beskeder på vegne af den organisation, der betjener kunden.

Vi bruger følgende tjenesteudbydere til at drive tjenesten: • OpenAI – talegenkendelse, oversættelse og talesyntese i realtid, transskription af optagelser samt hjælpeassistentens svar • Microsoft Azure – talegenkendelse og talesyntese • Stripe – betalingshåndtering • PayPal – betalingshåndtering • Google OAuth – login med Google-konto (valgfrit) • Google reCAPTCHA – beskyttelse af formularer mod spam og misbrug • Google Analytics / Google-tagget – analyse af webstedsbrug og annonceringsrelateret måling, når du har givet samtykke • Google Gemini – talesyntese og organisationers egne stemmer • Mistral AI – talegenkendelse, oversættelse og talesyntese i visse tolkemotorer • Apple – Log ind med Apple (valgfrit) og push-notifikationer på iOS • Expo (650 Industries) og Google Firebase Cloud Messaging – levering af push-notifikationer til mobilappen • Integrationer, som en organisation selv forbinder (for eksempel Twilio, SIP, Microsoft Teams eller Planning Center) – data passerer gennem dem efter organisationens egen aftale med udbyderen Vi sender e-mails via vores egen e-mailtjeneste (Maunu Group Oy). Vi videregiver kun oplysninger til disse udbydere i det omfang, det er nødvendigt for at levere tjenesten. Vi sælger ikke personoplysninger til tredjeparter.

Vi opbevarer personoplysninger, så længe kundeforholdet eller brugerkontoen er aktiv, eller så længe oplysningerne er nødvendige for at levere tjenesten. Når en konto slettes, fjerner vi oplysningerne inden for 30 dage, medmindre lovgivningen kræver en længere opbevaringsperiode. • Demooptagelser: 90 dage. En optagelse, der er vedhæftet feedback, opbevares lige så længe som feedbacken. • Hjælpechats: 90 dage efter den seneste besked. • Optagelser fra arrangementer: indtil kunden sletter dem eller beder os slette dem, dog højst 12 måneder efter arrangementet, medmindre andet er aftalt med kunden. • Henvendelser og feedback: 24 måneder efter seneste kontakt. • Regnskabsmateriale: i henhold til den finske bogføringslov, bilag i 6 år og årsregnskaber i 10 år fra regnskabsårets udløb. • Kundeservicechats: 30 dage, eller den periode organisationen angiver • Andre chats og deres vedhæftninger: indtil samtalen eller din konto slettes, eller i den periode der er sat for samtalen • Importerede kontakter: indtil du fjerner dem eller sletter din konto • Egne stemmer: indtil organisationen sletter stemmen eller sin konto

I henhold til GDPR har du ret til at: • Få indsigt i dine personoplysninger • Få urigtige eller ufuldstændige oplysninger berigtiget • Anmode om sletning af dine oplysninger • Begrænse behandlingen • Modtage dine oplysninger i et overførbart format, hvor loven giver mulighed for det • Gøre indsigelse mod behandling, der er baseret på legitim interesse Du kan sende din anmodning til privacy@spiiksi.fi. Vi bestræber os på at svare inden for 30 dage. Du har også ret til at klage til en tilsynsmyndighed, i Finland Databeskyttelsesombudsmandens kontor (tietosuoja.fi).

Vi beskytter personoplysninger med passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger. Disse omfatter bl.a. HTTPS-kryptering ved dataoverførsel, bcrypt-hashing af adgangskoder, JWT-baseret godkendelse, rollebaseret adgangskontrol og regelmæssige sikkerhedsgennemgange.

Vi bruger browserens lokale lager og om nødvendigt teknisk nødvendige cookies til at håndtere login og sessioner. Hvis du kommer til tjenesten via et invitationslink, gemmer vi linkets invitationskode i den strengt nødvendige cookie spiiksi-ref i op til 30 dage, så koden er udfyldt i tilmeldingsformularen. Koden bruges kun til at godskrive invitationen, deles aldrig med tredjeparter eller bruges til sporing og slettes, så snart kontoen er oprettet. Derudover bruger vi identifikatorer via Google-tagget til analyse og annonceringsrelateret måling, kun hvis du har givet samtykke. Du kan acceptere eller afvise disse valgfrie formål i samtykkebanneret. Vi tæller også sidevisninger, daglige besøgende og hvor længe siderne vises på skærmen på vores egen server, uden cookies eller andet, der gemmes i din browser. En besøgende genkendes i én enkelt dag ved hjælp af en hash af IP-adressen og browserens identifikator kombineret med en tilfældig værdi, der skiftes ud hver dag og derefter kasseres. IP-adressen gemmes ikke. Samlede tal (sidevisninger og visningstid pr. side samt antal besøgende pr. dag) opbevares i højst ca. et år. Derudover opbevarer vi i 30 dage forløbet af hvert besøg under en identifikator afledt af hashen: hvor besøget kom fra (f.eks. en søgemaskine, sociale medier eller et kampagnelink, uden den fulde henvisende adresse), hvilke sider der blev besøgt og hvor længe, i blogindlæg hvilke afsnit der blev læst og hvor længe, og hvilke links der blev klikket på, enhedstype, browser og styresystem, webstedets adresse (spiiksi.fi eller spiiksi.com), omtrentlig placering (land og by) udledt af IP-adressen, og om en demo blev startet eller en besked sendt. Indholdet af en besked og eventuelle kontaktoplysninger knyttes ikke til besøget. Da den tilfældige værdi skiftes ud dagligt, kan besøg på forskellige dage ikke knyttes til den samme besøgende. Behandlingen er baseret på vores legitime interesse i at forstå, hvordan tjenesten bruges. Mobilappen gemmer dit login i enhedens sikre lager og dine indstillinger, for eksempel sprog, på enheden. De fjernes, når du logger ud eller sletter appen.

Vi giver besked om væsentlige ændringer via e-mail eller i tjenesten mindst 14 dage, før de træder i kraft. Hvis du fortsætter med at bruge tjenesten, efter at ændringerne er trådt i kraft, betragter vi det som din accept af den opdaterede privatlivspolitik.

Spørgsmål om privatliv: privacy@spiiksi.fi