Integritetspolicy

Spiiksi, bifirma till Maunu Group Oy (FO-nummer 2773843-5), är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som beskrivs i denna integritetspolicy. Vid frågor om integritet och dataskydd kan du kontakta privacy@spiiksi.fi.

Vi samlar in följande kategorier av uppgifter: • Kontouppgifter: namn, e-postadress, hashat lösenord eller identifierare för Google-inloggning • Användningsuppgifter: användnings- och loggdata för evenemang, kanaler och tolkningssessioner samt kontoaktivitet, såsom inloggningstider och bekräftelser av tjänstemeddelanden • Ljuddata: under tolkningssessioner behandlas ljudströmmen i realtid i OpenAI:s och Microsoft Azures tjänster. Ljud från evenemang lagras inte, om inte kunden uttryckligen begär inspelning. • Inspelningar: sessioner i webbplatsens demo spelas in (originalljud och tolkat ljud samt tekniska uppgifter för att utreda översättningskvaliteten). Demon informerar om inspelningen innan du använder den. Ljud från evenemang och dess transkription spelas in endast på kundens begäran. • Kontakter och feedback: namn, e-postadress och meddelande som du anger i kontaktformuläret eller i feedback på demon. Du kan välja att bifoga inspelningen av demon till din feedback. • Hjälpchatt: frågorna du ställer till hjälpassistenten på webbplatsen och dess svar. De skickas till OpenAI för att ta fram svaren. När du är inloggad kan assistenten läsa uppgifter om ditt eget konto (organisationer, saldon, paket och evenemang) för att svara dig, men den kan inte ändra något. Chattar kan sparas för att förbättra assistenten och vårt hjälpinnehåll; en sparad chatt kopplas till ditt konto om du var inloggad. • Tekniska uppgifter: IP-adress, webbläsartyp, enhetstyp, operativsystem och samtyckesinställningar • Betalningsuppgifter: fakturerings- och betalningsuppgifter hanteras av Stripe och PayPal. Vi lagrar inte betalkortsuppgifter • Logga in med Apple: om du loggar in med Apple i iOS-appen, den identifierare Apple ger oss och den e-postadress du väljer att dela • Meddelanden och samtal: i chattar, kundtjänstchattar och samtal den text du skriver, de röstmeddelanden, bilder och filer du skickar, transkriptioner av det som sägs och översättningar till varje deltagares språk. Samtalsljud tolkas i realtid och spelas inte in. • Telefonens kontakter: endast när du väljer att importera kontakter från telefonen kopieras namn, telefonnummer och e-postadresser i din adressbok till din kontaktlista i Spiiksi • Egna röster: en organisation kan spela in en talare som läser en samtyckesfras och 10–30 sekunder av sitt tal. Inspelningen skickas till Google, som skapar och lagrar en röst som endast den organisationens evenemang kan använda. Detta görs endast med talarens samtycke. • Mobilappen: en token för pushnotiser till din enhet. Kameran används endast för att läsa QR-koder på din enhet och mikrofonen endast när du talar; inget av dem spelas in om du inte skickar ett röstmeddelande.

Vi använder dina uppgifter för följande ändamål: • För att tillhandahålla och underhålla tjänsten • För att hantera användarkonton • För att leverera tolkningsfunktioner med hjälp av AI-modeller • För fakturering och betalningshantering • För kundsupport och tjänstekommunikation • För att övervaka, förbättra och utveckla tjänsten, inklusive genomgång av demoinspelningar för att förbättra översättningskvaliteten • För att besvara förfrågningar och feedback • För att mäta webbplatsens användning och marknadsföringens effektivitet när du har gett ditt samtycke • För att besvara frågor i hjälpchatten och, när chattar sparas, granska dem för att förbättra assistenten och vårt hjälpinnehåll • För att leverera meddelanden, översättningar och notiser • För att uppfylla rättsliga förpliktelser

Vi behandlar personuppgifter på följande grunder enligt GDPR: • Fullgörande av avtal: kontohantering och leverans av tjänsten • Berättigat intresse: tjänstens säkerhet, förebyggande av missbruk, produktutveckling (inklusive demoinspelningar) och besvarande av förfrågningar • Rättslig förpliktelse: bokförings-, skatte- och rapporteringskrav • Samtycke: valfri analys, annonseringsrelaterad mätning och marknadsföringskommunikation när du har gett ditt samtycke När vi spelar in ljud från ett evenemang på kundens begäran behandlar vi det för kundens räkning som personuppgiftsbiträde, och kunden ansvarar för att informera evenemangets deltagare. En egen röst skapas endast med uttryckligt samtycke från den talare vars röst det är. I kundtjänstchattar behandlar vi kundens meddelanden för den organisation som betjänar kunden.

Vi använder följande tjänsteleverantörer för att driva tjänsten: • OpenAI – taligenkänning, översättning och talsyntes i realtid, transkribering av inspelningar samt hjälpassistentens svar • Microsoft Azure – taligenkänning och talsyntes • Stripe – betalningshantering • PayPal – betalningshantering • Google OAuth – inloggning med Google-konto (valfritt) • Google reCAPTCHA – skydd av formulär mot skräppost och missbruk • Google Analytics / Google-taggen – analys av webbplatsens användning och annonseringsrelaterad mätning när du har gett ditt samtycke • Google Gemini – talsyntes och organisationers egna röster • Mistral AI – taligenkänning, översättning och talsyntes i vissa tolkningsmotorer • Apple – Logga in med Apple (valfritt) och pushnotiser på iOS • Expo (650 Industries) och Google Firebase Cloud Messaging – leverans av pushnotiser till mobilappen • Integrationer som en organisation själv ansluter (till exempel Twilio, SIP, Microsoft Teams eller Planning Center) – uppgifter passerar genom dem enligt organisationens eget avtal med leverantören Vi skickar e-post via vår egen e-posttjänst (Maunu Group Oy). Vi lämnar ut uppgifter till dessa leverantörer endast i den utsträckning som krävs för att tillhandahålla tjänsten. Vi säljer inte personuppgifter till tredje part.

Vi lagrar personuppgifter så länge kundrelationen eller användarkontot är aktivt, eller så länge uppgifterna behövs för att tillhandahålla tjänsten. När ett konto raderas tar vi bort uppgifterna inom 30 dagar, om inte lagstiftningen kräver en längre lagringstid. • Demoinspelningar: 90 dagar. En inspelning som bifogats feedback sparas lika länge som feedbacken. • Hjälpchattar: 90 dagar efter det senaste meddelandet. • Evenemangsinspelningar: tills kunden raderar dem eller ber oss radera dem, dock högst 12 månader efter evenemanget, om inget annat har avtalats med kunden. • Kontakter och feedback: 24 månader efter den senaste kontakten. • Bokföringsmaterial: enligt den finska bokföringslagen, verifikationer i 6 år och bokslut i 10 år från räkenskapsårets utgång. • Kundtjänstchattar: 30 dagar, eller den tid organisationen anger • Övriga chattar och deras bilagor: tills konversationen eller ditt konto raderas, eller under den tid som angetts för konversationen • Importerade kontakter: tills du tar bort dem eller raderar ditt konto • Egna röster: tills organisationen raderar rösten eller sitt konto

Enligt GDPR har du rätt att: • Få tillgång till dina personuppgifter • Få felaktiga eller ofullständiga uppgifter rättade • Begära radering av dina uppgifter • Begränsa behandlingen • Få dina uppgifter i ett överförbart format i den mån lagen medger det • Invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse Du kan skicka din begäran till privacy@spiiksi.fi. Vi strävar efter att svara inom 30 dagar. Du har också rätt att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet, i Finland Dataombudsmannens byrå (tietosuoja.fi).

Vi skyddar personuppgifter med lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Dessa omfattar bland annat HTTPS-kryptering vid dataöverföring, bcrypt-hashning av lösenord, JWT-baserad autentisering, rollbaserad åtkomstkontroll och regelbundna säkerhetsgranskningar.

Vi använder webbläsarens lokala lagring och vid behov tekniskt nödvändiga kakor för att hantera inloggning och sessioner. Om du kommer till tjänsten via en inbjudningslänk sparar vi länkens inbjudningskod i den strikt nödvändiga kakan spiiksi-ref i högst 30 dagar, så att koden är ifylld i registreringsformuläret. Koden används endast för att tillgodoräkna inbjudan, lämnas aldrig ut till tredje part eller används för spårning, och raderas så snart kontot har skapats. Dessutom använder vi identifierare via Google-taggen för analys och annonseringsrelaterad mätning endast om du har gett ditt samtycke. Du kan godkänna eller avvisa dessa valfria ändamål i samtyckesbannern. Vi räknar också sidvisningar, dagliga besökare och hur länge sidorna visas på skärmen på vår egen server, utan kakor eller något annat som sparas i din webbläsare. En besökare känns igen under en enda dag med hjälp av en hash av IP-adressen och webbläsarens identifierare, kombinerad med ett slumpvärde som byts ut varje dag och därefter förstörs. IP-adressen lagras inte. Sammanställda siffror (sidvisningar och visningstid per sida samt antal besökare per dag) sparas i högst cirka ett år. Dessutom sparar vi i 30 dagar förloppet för varje besök under en identifierare som härleds från hashen: varifrån besöket kom (till exempel en sökmotor, sociala medier eller en kampanjlänk, utan den fullständiga hänvisande adressen), vilka sidor som besöktes och hur länge, i blogginlägg vilka avsnitt som lästes och hur länge samt vilka länkar som klickades, enhetstyp, webbläsare och operativsystem, webbplatsens adress (spiiksi.fi eller spiiksi.com), ungefärlig plats (land och stad) härledd från IP-adressen, samt om en demo startades eller ett meddelande skickades. Innehållet i ett meddelande och eventuella kontaktuppgifter kopplas inte till besöket. Eftersom slumpvärdet byts ut dagligen kan besök under olika dagar inte kopplas till samma besökare. Behandlingen grundar sig på vårt berättigade intresse av att förstå hur tjänsten används. Mobilappen sparar din inloggning i enhetens säkra lagring och dina inställningar, till exempel språk, på enheten. De tas bort när du loggar ut eller raderar appen.

Vi meddelar väsentliga ändringar via e-post eller i tjänsten minst 14 dagar innan de träder i kraft. Om du fortsätter att använda tjänsten efter att ändringarna har trätt i kraft anser vi att du har godkänt den uppdaterade integritetspolicyn.

Frågor om integritet och dataskydd: privacy@spiiksi.fi