Datenschutzerklärung

Verantwortlicher für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen personenbezogenen Daten ist Spiiksi, eine Nebenfirma der Maunu Group Oy (finnische Unternehmens-ID 2773843-5). Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an privacy@spiiksi.fi.

Wir erheben folgende Kategorien von Daten: • Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, gehashtes Passwort oder Kennung der Google-Anmeldung • Nutzungsdaten: Nutzungs- und Protokolldaten zu Veranstaltungen, Kanälen und Dolmetschsitzungen sowie Kontoaktivitäten wie Anmeldezeitpunkte und Bestätigungen von Servicehinweisen • Audiodaten: Während Dolmetschsitzungen wird der Audiostream in Echtzeit in den Diensten von OpenAI und Microsoft Azure verarbeitet. Veranstaltungsaudio wird nicht gespeichert, es sei denn, der Kunde wünscht ausdrücklich eine Aufzeichnung. • Aufzeichnungen: Sitzungen der Website-Demo werden aufgezeichnet (Original- und gedolmetschtes Audio sowie technische Daten zur Untersuchung der Übersetzungsqualität). Die Demo weist vor der Nutzung auf die Aufzeichnung hin. Veranstaltungsaudio und das zugehörige Transkript werden nur auf Wunsch des Kunden aufgezeichnet. • Kontaktanfragen und Feedback: Name, E-Mail-Adresse und Nachricht, die Sie im Kontaktformular oder im Demo-Feedback angeben. Sie können Ihrem Feedback wahlweise die Aufzeichnung der betreffenden Demo beifügen. • Hilfe-Chat: die Fragen, die Sie dem Hilfeassistenten auf der Website stellen, und seine Antworten. Sie werden an OpenAI übermittelt, um die Antworten zu erzeugen. Wenn Sie angemeldet sind, kann der Assistent Angaben zu Ihrem eigenen Konto (Organisationen, Guthaben, Tarife und Veranstaltungen) lesen, um Ihnen zu antworten, aber nichts ändern. Chats können gespeichert werden, um den Assistenten und unsere Hilfeinhalte zu verbessern; ein gespeicherter Chat wird Ihrem Konto zugeordnet, wenn Sie angemeldet waren. • Technische Daten: IP-Adresse, Browsertyp, Gerätetyp, Betriebssystem und Einwilligungseinstellungen • Zahlungsdaten: Rechnungs- und Zahlungsdaten werden von Stripe und PayPal verarbeitet. Wir speichern keine Zahlungskartendaten • Mit Apple anmelden: wenn Sie sich in der iOS-App mit Apple anmelden, die Kennung, die Apple uns übermittelt, und die E-Mail-Adresse, die Sie freigeben • Nachrichten und Anrufe: in Chats, Kundenservice-Chats und Anrufen der Text, den Sie schreiben, die Sprachnachrichten, Bilder und Dateien, die Sie senden, Transkripte des Gesprochenen und deren Übersetzungen in die Sprache jedes Teilnehmers. Der Ton von Anrufen wird in Echtzeit gedolmetscht und nicht aufgezeichnet. • Kontakte auf dem Telefon: nur wenn Sie Kontakte vom Telefon importieren, werden Namen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen aus Ihrem Adressbuch in Ihre Kontaktliste bei Spiiksi kopiert • Eigene Stimmen: Eine Organisation kann eine sprechende Person aufnehmen, die eine Einwilligungserklärung und 10–30 Sekunden ihrer Rede spricht. Die Aufnahme wird an Google gesendet, das daraus eine Stimme erstellt und speichert, die nur die Veranstaltungen dieser Organisation verwenden können. Dies geschieht nur mit Einwilligung der sprechenden Person. • Mobile App: ein Token für Push-Benachrichtigungen an Ihr Gerät. Die Kamera wird nur zum Lesen von QR-Codes auf Ihrem Gerät verwendet und das Mikrofon nur, während Sie sprechen; beides wird nicht aufgezeichnet, außer Sie senden eine Sprachnachricht.

Wir verwenden Ihre Daten für folgende Zwecke: • Bereitstellung und Betrieb des Dienstes • Verwaltung von Benutzerkonten • Erbringung der Dolmetschfunktionen mithilfe von KI-Modellen • Abrechnung und Zahlungsabwicklung • Kundensupport und Servicekommunikation • Überwachung, Verbesserung und Weiterentwicklung des Dienstes, einschließlich der Auswertung von Demo-Aufzeichnungen zur Verbesserung der Übersetzungsqualität • Beantwortung von Anfragen und Feedback • Messung der Websitenutzung und der Wirksamkeit von Marketingmaßnahmen, sofern Sie eingewilligt haben • Beantwortung von Fragen im Hilfe-Chat und, wenn Chats gespeichert werden, deren Auswertung zur Verbesserung des Assistenten und unserer Hilfeinhalte • Zur Zustellung von Nachrichten, Übersetzungen und Benachrichtigungen • Erfüllung gesetzlicher Pflichten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen der DSGVO: • Vertragserfüllung: Kontoverwaltung und Erbringung des Dienstes • Berechtigtes Interesse: Sicherheit des Dienstes, Missbrauchsprävention, Produktentwicklung (einschließlich Demo-Aufzeichnungen) und Beantwortung von Anfragen • Rechtliche Verpflichtung: Buchführungs-, Steuer- und Berichtspflichten • Einwilligung: optionale Analyse, werbebezogene Messung und Marketingkommunikation, sofern Sie eingewilligt haben Wenn wir Veranstaltungsaudio auf Wunsch eines Kunden aufzeichnen, verarbeiten wir es im Auftrag des Kunden als Auftragsverarbeiter; der Kunde ist dafür verantwortlich, die Teilnehmenden der Veranstaltung zu informieren. Eine eigene Stimme wird nur mit der ausdrücklichen Einwilligung der Person erstellt, deren Stimme es ist. In Kundenservice-Chats verarbeiten wir die Nachrichten der Kundschaft im Auftrag der Organisation, die sie betreut.

Für den Betrieb des Dienstes setzen wir folgende Dienstleister ein: • OpenAI – Spracherkennung, Übersetzung und Sprachsynthese in Echtzeit, Transkription von Aufzeichnungen sowie die Antworten des Hilfeassistenten • Microsoft Azure – Spracherkennung und Sprachsynthese • Stripe – Zahlungsabwicklung • PayPal – Zahlungsabwicklung • Google OAuth – Anmeldung mit einem Google-Konto (optional) • Google reCAPTCHA – Schutz von Formularen vor Spam und Missbrauch • Google Analytics / Google-Tag – Analyse der Websitenutzung und werbebezogene Messung, sofern Sie eingewilligt haben • Google Gemini – Sprachsynthese und eigene Stimmen von Organisationen • Mistral AI – Spracherkennung, Übersetzung und Sprachsynthese in einigen Dolmetsch-Engines • Apple – Mit Apple anmelden (optional) und Push-Benachrichtigungen unter iOS • Expo (650 Industries) und Google Firebase Cloud Messaging – Zustellung von Push-Benachrichtigungen an die mobile App • Integrationen, die eine Organisation selbst verbindet (zum Beispiel Twilio, SIP, Microsoft Teams oder Planning Center) – Daten laufen über sie nach dem eigenen Vertrag der Organisation mit dem Anbieter E-Mails versenden wir über unseren eigenen E-Mail-Dienst (Maunu Group Oy). Wir geben Daten an diese Dienstleister nur in dem Umfang weiter, der für die Erbringung des Dienstes erforderlich ist. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten an Dritte.

Wir speichern personenbezogene Daten, solange die Kundenbeziehung oder das Benutzerkonto besteht oder solange die Daten für die Erbringung des Dienstes benötigt werden. Nach der Löschung eines Kontos entfernen wir die Daten innerhalb von 30 Tagen, sofern gesetzlich keine längere Aufbewahrung vorgeschrieben ist. • Demo-Aufzeichnungen: 90 Tage. Eine einem Feedback beigefügte Aufzeichnung wird so lange aufbewahrt wie das Feedback. • Hilfe-Chats: 90 Tage nach der letzten Nachricht. • Veranstaltungsaufzeichnungen: bis der Kunde sie löscht oder ihre Löschung verlangt, höchstens jedoch 12 Monate nach der Veranstaltung, sofern mit dem Kunden nichts anderes vereinbart ist. • Kontaktanfragen und Feedback: 24 Monate nach der letzten Korrespondenz. • Buchhaltungsunterlagen: gemäß dem finnischen Buchführungsgesetz Belege 6 Jahre und Jahresabschlüsse 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres. • Kundenservice-Chats: 30 Tage oder der von der Organisation festgelegte Zeitraum • Andere Chats und ihre Anhänge: bis die Unterhaltung oder Ihr Konto gelöscht wird, oder für den für die Unterhaltung festgelegten Zeitraum • Importierte Kontakte: bis Sie sie entfernen oder Ihr Konto löschen • Eigene Stimmen: bis die Organisation die Stimme oder ihr Konto löscht

Nach der DSGVO haben Sie das Recht, • Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu erhalten • unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen zu lassen • die Löschung Ihrer Daten zu verlangen • die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen • Ihre Daten, soweit anwendbar, in einem übertragbaren Format zu erhalten • einer auf berechtigtem Interesse beruhenden Verarbeitung zu widersprechen Anfragen können Sie an privacy@spiiksi.fi richten. Wir bemühen uns, innerhalb von 30 Tagen zu antworten. Sie haben außerdem das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen, in Finnland beim Büro des Datenschutzbeauftragten (tietosuoja.fi).

Wir schützen personenbezogene Daten durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen. Dazu gehören unter anderem HTTPS-Verschlüsselung bei der Datenübertragung, bcrypt-Hashing von Passwörtern, JWT-basierte Authentifizierung, rollenbasierte Zugriffskontrolle und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen.

Wir verwenden den lokalen Speicher des Browsers und bei Bedarf technisch notwendige Cookies, um Anmeldung und Sitzungen zu verwalten. Wenn Sie über einen Einladungslink zu uns kommen, speichern wir den Empfehlungscode dieses Links bis zu 30 Tage in dem unbedingt erforderlichen Cookie spiiksi-ref, damit der Code im Registrierungsformular bereitsteht. Er wird ausschließlich zur Zuordnung der Empfehlung verwendet, niemals an Dritte weitergegeben oder zum Tracking genutzt und gelöscht, sobald das Konto erstellt ist. Darüber hinaus verwenden wir Kennungen des Google-Tags für Analyse und werbebezogene Messung nur, wenn Sie eingewilligt haben. Sie können diese optionalen Zwecke im Einwilligungsbanner annehmen oder ablehnen. Außerdem zählen wir Seitenaufrufe, tägliche Besucher und die Anzeigedauer von Seiten auf unserem eigenen Server – ohne Cookies und ohne sonstige Speicherung in Ihrem Browser. Ein Besucher wird nur für einen Tag wiedererkannt, und zwar anhand eines Hashwerts aus IP-Adresse und Browserkennung, kombiniert mit einem Zufallswert, der täglich wechselt und anschließend verworfen wird. Die IP-Adresse wird nicht gespeichert. Summen (Seitenaufrufe und Anzeigedauer je Seite sowie Besucher pro Tag) werden höchstens etwa ein Jahr lang aufbewahrt. Zusätzlich speichern wir 30 Tage lang den Verlauf jedes Besuchs unter einer aus diesem Hashwert abgeleiteten Kennung: woher der Besuch kam (zum Beispiel Suchmaschine, soziale Medien oder Kampagnenlink, ohne die vollständige verweisende Adresse), welche Seiten wie lange aufgerufen wurden, bei Blogbeiträgen welche Abschnitte wie lange gelesen und welche Links angeklickt wurden, Gerätetyp, Browser und Betriebssystem, die Adresse der Website (spiiksi.fi oder spiiksi.com), der aus der IP-Adresse abgeleitete ungefähre Standort (Land und Stadt) sowie ob eine Demo gestartet oder eine Nachricht gesendet wurde. Der Inhalt einer Nachricht und etwaige Kontaktdaten werden nicht mit dem Besuch verknüpft. Da der Zufallswert täglich wechselt, können Besuche an verschiedenen Tagen nicht demselben Besucher zugeordnet werden. Diese Verarbeitung beruht auf unserem berechtigten Interesse, die Nutzung des Dienstes nachzuvollziehen. Die mobile App speichert Ihre Anmeldung im sicheren Speicher des Geräts und Ihre Einstellungen, etwa die Sprache, auf dem Gerät. Sie werden entfernt, wenn Sie sich abmelden oder die App löschen.

Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie per E-Mail oder im Dienst mindestens 14 Tage vor ihrem Inkrafttreten. Wenn Sie den Dienst nach Inkrafttreten der Änderungen weiter nutzen, gilt dies als Zustimmung zur aktualisierten Datenschutzerklärung.

Anfragen zum Datenschutz: privacy@spiiksi.fi